Pracownik, który zajmuje się obsługiwaniem maszyn budowlanych, takich jak koparka, wózki jezdniowe bądź żurawie, powinien posiadać przy sobie oryginał dokumentu potwierdzającego uprawnienia do obsługi tego sprzętu, tak zwaną książkę operatora, a także dowód osobisty.
Według Kodeksu pracy nie można dopuścić pracownika do pracy, jeżeli nie posiada on wymaganych kwalifikacji bądź potrzebnych umiejętności. Maszyny i urządzenia techniczne, które stosowane są przy robotach ziemnych, budowlanych oraz drogowych, które mogą być obsługiwane jedynie przez osoby, które ukończyły szkolenie i uzyskały pozytywny wynik sprawdzianu przeprowadzonego przez Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego w Warszawie. Ukończony kurs potwierdzany jest świadectwem oraz wpisem do książki operatora.
Książka operatora potwierdza, że dana osoba może samodzielnie wykonywać prace z wykorzystaniem maszyn i innych urządzeń technicznych do robót ziemnych, budowlanych i drogowym. Dlatego właśnie operator powinien w czasie pracy posiadać ją przy sobie. Ponadto, powinien mieć przy sobie dokument stwierdzający tożsamość.
Z drugiej strony pracodawca powinien w aktach osobowych pracownika posiadać kopię świadectwa, które nadaje mu odpowiednie uprawnienia, oraz książki operatora.